Существующие в наши дни формы переписки, принятые в международном сообществе, сложились примерно полтора века назад в Англии. Для большинства государств мира основные правила составления корреспонденции одинаковы. Иногда отступление от этих правил может привести к непредсказуемым последствиям. Если человек, отправивший деловое письмо, забыл написать общепринятую формулировку вежливости, тональность письма меняется. Адресат, получивший такое послание, может подумать, что тот, кто отправил письмо, чем-либо недоволен или вовсе собирается прервать переписку.
Отправляя деловое письмо за границу, помните, что там формальностям при составлении корреспонденции уделяется гораздо большее внимание, чем в России. И если у вас сложились прекрасные отношения с зарубежными коллегами, постарайтесь не испортить их. Тщательно соблюдайте этикет ведения переписки, даже если вы собираетесь отправить личное письменное обращение.
Если с ответом на личные письма еще можно немного повременить, то деловая корреспонденция требует немедленного ответа.
Для делового письма лучше использовать бланк с эмблемой фирмы и ее названием, а также фирменные конверты, на которых повторяются те же, что и на бланке, реквизиты.
Адрес того, кому отправляется письмо, указывается на конверте, адрес отправителя должен быть указан два раза: на конверте и в тексте письма (в конце, ниже подписи, или в правом верхнем углу первой страницы). Лучше, когда адреса на конверте, отправляемом за рубеж, отпечатаны, а не написаны от руки.
Под адресом в тексте должна быть указана дата написания. Если письмо не отпечатано, а написано от руки, оно должно быть аккуратным, без исправлений. Для удобства следует сначала сделать черновик, а уж потом переписать письмо набело.
Во многих странах принято указывать все титулы адресата, однако если вы пишете письмо за границу, то можете не придерживаться этого правила. Так, в письме к американскому сенатору текст обращения в письме его соотечественника будет выглядеть так: «Достопочтенный Роберт Уильяме, сенатор Соединенных Штатов». Вы можете обойтись без этих длиннот, обратившись просто «господин».
Обращения «господин», «госпожа» подходят для всех случаев, тогда как иные обращения могут оказаться неприемлемыми. Например, невозможно написать просто «Уважаемая мисс!», так как подобное обращение может употребляться только в сочетании с фамилией.

стр. 1  следующая>>